Formalidade que custa caro

Demitiu, pagou as verbas, arquivou o recibo e seguiu com as operações. Para muitos gestores essa cadeia de atos significa encerramento do vínculo, mas para o advogado trabalhista experiente a história nem sempre termina aí. Há um conjunto de formalidades processuais e probatórias que, quando negligenciadas, transformam um desligamento aparentemente correto em fonte de passivo. A consequência é previsível: multa, litígio e tempo da gestão consumido em contestações que poderiam ter sido evitadas com procedimentos simples e disciplina administrativa.

O caso prático que ilumina esse risco é recorrente nas minhas defesas: contratos extintos durante a vigência da Reforma Trabalhista, verbas pagas dentro do prazo, mas ausência de comprovação documental de que a comunicação da extinção foi feita aos órgãos competentes no prazo legal. Para o juiz, esse silêncio documental pode significar omissão do empregador, ainda que não exista dúvida sobre o pagamento das verbas. A multa prevista em situações assim não nasce da falta de recursos, mas da ausência da prova material de que o encerramento foi formalmente comunicado. Em processos, a prova fala mais alto do que a boa-fé aparente.

Na prática cotidiana das empresas, o erro é quase sempre de natureza processual, não substantiva. Financeiro e RH trabalham em paralelo; um cuida do pagamento, o outro marca a baixa do contrato, mas raramente existe um responsável último que acompanhe o protocolo até sua confirmação. Sistemas distintos, comunicação fragmentada e rotinas improvisadas criam lacunas. Quando o tema chega ao Judiciário, o empregador percebe que toda a diligência financeira perdeu parte de seu valor porque faltou o controle documental que demonstra a integralidade do procedimento de desligamento. Isso gera não apenas um custo imediato com multa, mas um efeito colateral: desgaste institucional, distração da liderança e aumento da volatilidade nas projeções de passivo trabalhista.

A prevenção exige mudança de olhar antes de qualquer reforma processual. A formalidade documental precisa ser tratada como parte do risco empresarial, não como tarefa burocrática. É possível, com medidas práticas e gestão mínima, transformar esse risco em controle previsível. Primeiro, desenhar fluxos integrados de desligamento que identifiquem responsabilidades claras, marquem prazos de verificação e exijam comprovação de protocolo como etapa final inegociável. Segundo, padronizar a documentação digital e física, garantindo que cada desligamento deixe trilha probatória disponível para auditoria e defesa. Terceiro, capacitar equipes de RH e financeiro para entenderem o porquê da exigência, não apenas o como, de forma que a cultura interna passe a valorizar a prova documental tanto quanto o pagamento correto das verbas.

O papel do advogado trabalhista empresarial nesse cenário é duplo: litigar com competência quando necessário e, sobretudo, atuar preventivamente. Advogados que conhecem a rotina das empresas transformam normas em procedimentos operacionais, antecipando vulnerabilidades e propondo soluções práticas. Não se trata de burocratizar o processo, mas de inserir controles mínimos que evitam surpresas. Em consultorias que conduzi, implementações simples — uma checklist final com confirmação de protocolo, um responsável por cada desligamento, um prazo interno anterior ao legal para garantir margem de correção — reduziram significativamente a incidência de autuações e ações trabalhistas relacionadas a formalidades.

Há também um ganho intangível que merece atenção: a governança. Empresas que incorporam esses controles demonstram consistência nas práticas internas, facilitam auditorias e fortalecem a confiança de investidores e parceiros. A previsibilidade de passivos melhora a tomada de decisão e permite que a gestão concentre energia em crescimento e inovação, não em mitigação de crises evitáveis. Em resumo, pequenas mudanças processuais reverberam em grandes ganhos estratégicos.

Convido gestores, diretores de RH e líderes de departamento pessoal a repensarem como tratam o encerramento de vínculos. Perguntem-se se, ao desligar um colaborador, existe alguém que confirme a entrega da documentação aos órgãos competentes e arquive essa prova de forma acessível. Se a resposta não for imediata e segura, há espaço para intervenção que pode reduzir riscos relevantes. Compartilhar experiências práticas sobre como sua empresa fecha desligamentos pode abrir caminhos úteis para outros gestores que enfrentam a mesma fragilidade.

É sobre isso que trabalhamos todos os dias: transformar o Direito do Trabalho em ferramenta de segurança e eficiência para as empresas.